Privatlivspolitik

Version 1.0 – marts 2022

Privatlivspolitik for Grundejerforeningen Birkeparken Fløng

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige, eller vi ikke har pligt til at beholde dem.

Dog slettes der ikke indlæg ved generalforsamlinger, breve til foreningen, e-mails eller anden skriftlig kommunikation, som foreningen har pligt til at bevare, før denne pligt bortfalder.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Grundejerforeningen Birkeparken er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-ansvarlige som for 2022 er:

Kontaktperson: Rune Tangaa Stærkjær

Adresse: Birkevang 29
Mail: bestyrelsen@grfbirkevang.dk

Hjemmeside: https://www.grfbirkevang.dk/

Foreningens data-ansvarlige vil fremgå af foreningens hjemmeside, efter hver generalforsamling, når den valgte bestyrelse har konstitueret sig.

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:
Foreningen er forpligtiget til at føre et medlemskartotek over parcelejere.

Medlemskartoteket indeholder almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og mailadresse.

Ifølge foreningens vedtægter skal ejere af matrikler i foreningen være medlem af foreningen. Medlemmer af foreningen er de personer der står på skødet på matriklen. Se foreningens §4 – Medlemmer for detaljer.

Derfor skal der være en medlemsliste, der som minimum indeholder medlemmernes fulde navn, og oplysninger om hvordan medlemmer (ejere) kan kontaktes.

Medlemmer skal informere foreningens bestyrelse om ændringer (f.eks. ved salg, udlejning eller ændringer i telefonnummer / e-mail).
Bestyrelsen skal vedligeholde kartoteket, så det er opdateret med de korrekte oplysninger.

Foreningens formål med indsamling og behandling af dine personoplysninger:

Vi benytter kun dine personoplysninger til de formål der står i foreningens vedtægter, hjemlet i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk 1 litra b og c (lovlig behandling).

Formålet er at leve op til

Foreningens §2 Formål, i henhold til tinglyst deklaration på matrikler i foreningen.

Foreningens § 4 Medlemmer.

Formålene er med behandling af data er primært, men ikke kun;

  • Varsle om generalforsamlinger og andre aktiviteter, som medlemmer skal oplyses om.
  • Ejerforhold, i forhold til stemmeret ved generalforsamlinger.
  • Ejerforhold i forbindelse med udlejning og eventuel solidarisk hæfte.
  • Håndtere kommunikation fra offentlige myndigheder (f.eks. gravearbejde eller lign.).
  • Kontingent, opkrævning og administration.
  • Betjene sælger / ejendomsmæglere med flere i forbindelse med salg.
  • Kommunikere med medlemmer af foreningen, omkring sociale arrangementer og lignende.

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Kontaktes af en ejendomsmægler på dine vegne, formoder vi at du har givet samtykke til behandling af dine data.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Vi indhenter ikke personoplysninger om børn og unge under 15 år.  


Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring.


Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab er ophørt, og alle mellemværende mellem dig og foreningen er afsluttet. Regnskabsoplysninger som betaling af kontingent, gemmes dog så længe regnskabsloven kræver det.


Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
    (foreningen sælger ikke oplysninger om sine medlemmer)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. 

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument.

Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Med venlig hilsen
Bestyrelsen i Grundejerforeningen Birkeparken Fløng

Læs PDF version her

Grundejerforeningen Birkeparken, Fløng, Hedehusene