Generalfors. 08-06-21 formandens beretning
Formandens beretning.
Velkommen til generalforsamlingen og en særlig velkomst til foreningens nye beboere
siden maj 2019.
Velkommen til Lene og Mogens Pedersen der flyttede ind april 2020 i nr. 31,
til Shino Hassan Ahmed og Mariwan Selen der er kurdere fra Nordirak og flyttede ind
juni 2020 i nr. 65,
til Vivi Justesen der flyttede ind juni 2020 i nr. 47,
til Jette og Kenn Kristensen der flyttede ind januar 2021 i nr. 63 og
til Nguyen Thi Anh Tuyet og Dinh Qui Tran der er fra Vietnam og flyttede ind juni 2021 i nr. 61.
Beretningen skal jo strække sig over en periode fra maj 2019 og til i dag, en periode på mere end det dobbelte af hvad den plejer at være.
Den er opdelt i 2 afsnit, afsnit I fra maj 2019 til 28-04.2021 og afsnit II fra bestyrelsesmødet
28-04-21 til i dag.
Afsnit I
Fællesarealer
Vi har haft gartner på til at passe vores arealer i hele perioden og har bl.a. i foråret 2019 beskåret nogle af vores træer. Det har kunnet konstateres at vores ellers altid overbegroet sti ud mod Østerled har taget sig mærkbart bedre ud i både 2019 og 20. Nogle af træerne langs Østerled er udskiftet af grønt udvalg. Hverken bestyrelsen eller grønt udvalg har haft klager over gartnerens arbejde og vi ser frem til det fremtidige samarbejde. Der var aftalt en prisjustering med gartneren på 2½ % fra 2019 til 2020 og der er ingen prisjustering fra 2020 til 2021. Græsslåning har været udført af vor daværende formand, hvis fortsættelse tages op senere på generalforsamlingen. Grønt udvalg består i dag af Sv. Aage Lauritsen, Gunhild Hedegaard, Lene Christensen og Karen Henriksen.
Vejfest
Der har været afholdt 1 vejfest i 2019 som forløb med succes og man var derfor fast besluttet på en gentagelse i 2020. Men med landets nedlukning i marts 2020 og de mange efterfølgende corona restriktioner, er tiltag til at arrangere en sommerfest sat på stand by indtil videre. Måske var det en ide at få etableret et festudvalg igen.
Veje
Fra en vejekspert fik vi for 2 år siden vurderet, at vor belægning nok kunne holde max 8-9 år endnu med milde vintre inden et helt nyt slidlag var påkrævet. Generalforsamlingen i 2019 besluttede at sætte penge af til dette og det vil formentlig være en god ide at fortsætte med det. Der kan i tiden op til et nyt slidlag lægges, foretages div reparationer i form af forsegling af revnedannelser. Inden en beslutning om lægning af nyt slidlag vil det være hensigtsmæssigt at koordinere det af med planerne om fjernvarme i området for at undgå opgravning umiddelbart efter et nyt slidlag er lagt. Byrådet har jo netop vedtaget at fjernvarme skal rulles ud i Fløng Øst
You See
Omlægning af vor TV net er afsluttet. Bestyrelsen har ikke haft henvendelser fra medlemmerne om problemer med TV kanalerne. En nabo grundejerforening har spurgt om vi ville gå sammen med dem i en fælles TV aftale med You See. Men med vor nuværende aftale vil det være vanskeligt at gennemføre en fælles aftale. Har man brug for at kontakte You See, anbefales det at kontakte dem på deres forenings telefonnummer 70704044 og oplyse vor anlægsnummer 422.
Deklarationer
Nogle husejere er af Høje Taastrup kommune blevet anmodet om at lovliggøre overdækninger i indkørsel og udestuer ved terrassen. Begge dele indenfor rammeværket. Efter individuel ansøgning, er kommunen velvilligt indstillet overfor en godkendelse af begge dele.
Desuden er der blevet orienteret om, at skure udenfor rammeværket ikke kan godkendes. Primært fordi de strider imod småhusreglementets krav om 2½ meters afstand fra øvrige bygninger.
Det betyder, at omkring 30% af dem, som har opført et skur udenfor rammeværket, kan blive påbudt at fjerne det. Beboere i husene nr. 1-9 har alle allerede modtaget et sådant påbud.
Der er en gruppe beboere, som sammen med bestyrelsen, og efter dialog med “Byg og Miljø” i Kommunen, vil forsøge at få tinglyst en deklaration for Birkeparken, så der med inspiration i småhusreglementet, på lovlig vis kan opføres et skur og lovliggøre allerede opførte skure i bebyggelsen, udenfor rammeværket.
Foreningens værktøj
Foreningen er i besiddelse af en hammerboremaskine der kan udlånes til medlemmerne efter aftale med bestyrelsen.
Rotter
Der er de sidste par år observeret rotter på flere parceller, både på lofter og i haver. Det er derfor vigtigt, at fodring af fugle sker på en sådan måde at fodret ikke er eller bliver tilgængeligt for rotter. Nogle har installeret rottespærre i kloakrøret. Husk der er meldepligt til HTK når rotter observeres.
Bestyrelsesmøder
Der har i de forgangne år indtil 28-04-2021 været afholdt 4 bestyrelsesmøder.
Hjemmesiden
På foreningens hjemmeside www.grfbirkevang.dk indlægger bestyrelsen relevante informationer som f.eks. mødereferater, indkaldelse til generalforsamling, forslag fra medlemmer og lignende.
Coronaperioden op til 28-04-2021
Siden 11. marts 2020 har det været op ad bakke med at få afholdt generalforsamling. Der har været indkaldelse til GF 11. april 2020 og 29.september 2020 uden mulighed for afholdelse. Bestyrelsen udsendte 10. oktober 2020 et budgetforslag for 2020-21, der tog udgangspunkt i driftsregnskabet 2019-20 med justering af de i forvejen kendte ekstraudgifter. Vor kasserer Jens Peter Henriksen måtte i perioden træde ud af bestyrelsen på grund af sygdom. Tak for indsatsen så længe du kunne.
Der har været rejst kritik af at bestyrelsen ikke tidligere har afholdt generalforsamling på anden vis for at omgå forsamlingsforbuddet. Det skal dertil nævnes, at i vor nabo GF Møllegården og 3 andre lokale foreninger jeg er medlem af, har ingen af dem indtil dags dato afholdt generalforsamling siden 2019 og kun en af dem har udsendt budgetforslag.
Afsnit II
Gebyrsagens forløb.
Selvom jeg fra et medlem modtog en mail 20-05 med indhold af følgende ordlyd: ’Hvorfor skal vi spilde tid på en generalforsamling for at få bestyrelsens version af tidligere formands afgang’ så vil jeg alligevel orientere medlemmerne om sagens forløb.
Forud for bestyrelsesmødet 28-04 havde et medlem i forbindelse med sit hussalg til et af bestyrelsesmedlemmerne afleveret materiale, der viste at foreningen havde taget gebyr for udfyldelse af ejendomsmæglernes Grundejerforening Forespørgsel i forbindelse med hushandler.
På bestyrelsesmødet 28-04 blev formanden forelagt materialet, der indeholdt foreningens gebyropkrævning for de seneste 4 ejendomshandler i 2020 og 2021. Et gebyr var blevet indsat på foreningens konto og 3 indsat på formandens egne private konti. Forelagt dette bevismateriale, og at gebyropkrævning ikke er godkendt i foreningen og kun kan vedtages på en generalforsamling samt den skærpende omstændighed, at beløb var indsat på formandens egne konti, bad bestyrelsesmedlemmerne på mødet formanden at trække sig fra formandsposten og ud af bestyrelsen. Formanden tilbød straks at tilbagebetale de 3 gebyropkrævninger fra hans private konti og mente dermed at kunne blive i bestyrelsen. Det accepterede bestyrelsesmedlemmerne ikke. Selvom formanden ikke var meget for at slippe håndtaget, accepterede han til sidst flertalsbeslutningen for sin afgang med ordene, at der efterhånden var blevet for meget arbejde som formand.
Derefter indtog det ene bestyrelsesmedlem posten som konstitueret kasserer og det andet posten som konstitueret formand. Ingen af bestyrelsesmedlemmerne kendte inden optakten til mødet intet til gebyropkrævningerne og efter mødet noget rystet over det skete. Herefter var bestyrelsens midlertidige sammensætning som det fremgår af referatet fra mødet 28-04.
På næste bestyrelsesmøde 05-05 blev de bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet 28-04, orienteret om årsagen til formandens afgang og overrasket over det skete. På mødet kunne det konstateres at de 3 gebyrbeløb var tilbagebetalt af formanden 03-05. Det 4. gebyrbeløb kan først blive overført fra foreningen til rette person når konstitueret kasserer havde fuld adgang til begge foreningens bankkonti, hvilket var et krav fra den ene modtager af gebyrer.
Inden mødet 05-05 afleverede et medlem en skrivelse uden afsender og datering til konstitueret formand. I skrivelsen oplyste den ukendte afsender om gebyrsagens forløb, som bestyrelsen jo allerede kendte, og at den afgåede formands aftale om græsslåning skulle bortfalde. Bestyrelsen kunne ikke se, at man skulle lade en ukendt persons mening komme til udførelse og blev enige om at græsslåning kunne fortsætte til den kommende generalforsamling, hvor emnet kunne tages op som et forslag. Der er ikke tale om at noget er fejet ind under gulvtæppet.
Bestyrelsen har valgt i referaterne fra møderne 28-04 og 05-05 at udtrykke den kedelige sag diplomatisk. Dels fordi det ville være bedre at fremlægge detaljerne på generalforsamlingen, at ugerningens konsekvenser ville blive de samme og at der bag en persons ugerning også er et menneske.
Overordnet ser bestyrelsen positivt på, at en beboer har været grundig med sit regnskab fra ejendomsmægler, så de uretmæssige gebyropkrævninger blev opdaget og stoppet.
Siden mødet 28-04 har bestyrelsen arbejdet hårdt på at få rettet op på alt det forsømte der skulle klargøres for at kunne indkalde til generalforsamling hurtigst muligt. Der har her ligget et meget stort arbejdspres på den konstituerede kasserer med at få fremskaffet bilag, adgang til konti, godkendelse i bank mm for at få driftsregnskabet og budgettet klar til generalforsamling. På mødet 05-05 mente kassereren det var realistisk at være klar til generalforsamling 08-06. Generalforsamlingens indkaldelse blev udsendt 17-05.
Efter indkaldelsen har nogle få medlemmer udsendt deres meninger om gebyrsagen og bestyrelsen til alle medlemmerne. Dette er ført i en retorik og med et indhold der ikke hører hjemme i en dansk GF, men mere hører til i underholdningsbranchen eller den kulørte ugepresse. Et par eksempler:
-At et medlem skriver: det er ufatteligt at visse medlemmer i nuværende bestyrelse ønsker at genopstille til bestyrelsen. Det passer ikke, der er ingen der genopstiller.
-At et medlem åbenbart har kendskab til nordkoreansk censur er ikke relevant.
-At et medlem viderebringer oplysninger om forløb i møder, som vedkommende slet ikke har deltaget i.
-At et medlem viderebringer historier om sort arbejde uden beviser.
Denne retorik har desværre påvirket et senere punkt på dagsorden.
Jeg håber vor dialog her på generalforsamlingen kan føres på en mere sober måde og med mere relevant indhold.
Jeg siger tak til den nuværende midlertidige bestyrelse for det gode og store konstruktive samarbejde der var nødvendigt for at nå frem til GF’s afholdelse af generalforsamling i dag.